MS Word приёмы для продвинутых пользователей

13. Составные документы удобны при работе над объёмными проектами

Там же, в режиме структуры, можно создать документ, собирающий себя из других документов. Это особенно полезно при написании больших текстов — книг, диссертаций, совместно проводимых исследований и т. п.

Причём документ собирается не на один раз, а прямо сразу надолго: в нём на самом деле хранится не содержимое связанных с ним документов, а ссылки на них, поэтому при обновлении этих документов обновится и сам составной документ.

Элементы меню управления структурой, с помощью которых можно вставлять вложенные документы в составной документ Элементы меню управления структурой, с помощью которых можно вставлять вложенные документы в составной документ Word.

15. Режим исправления избавляет от лишней переписки в мессенджерах и почте

Совместная разработка документа подразумевает не только его создание, но и проверку или модификацию. А для этого совместным разработчикам надо как-то обмениваться информацией.

Чтобы не писать друг другу в письмах что-то вроде: «а поправь вот там, где речь идёт про шпиндокосы, сорт чичивы, ну, на тот, который мы пробовали в кафе Дядюшки Ляо», — в Ворде предусмотрен режим «Исправления», находящийся на вкладке «Рецензирование».

Если включить режим «Исправления» и начать, соответственно, исправлять, то стёртое вами больше не будет исчезать бесследно, а вместо этого будет помечаться цветом и зачёркиванием. Добавленное, впрочем, тоже будет помечаться цветом. И ещё вы сможете добавлять комментарии прямо к фрагментам текста.

Меню режима «Исправления»Меню режима «Исправления».

Работа с документом в режиме «Исправления».Работа с документом в режиме «Исправления».

В дальнейшем вы и ваши коллеги смогут пройтись по всем исправлениям при помощи расположенных поблизости кнопок «Назад» и «Далее», приняв или отклонив каждое из исправлений.

Комментарии же можно будет удалить или просто скрыть.

Но что ещё интереснее, на комментарии можно отвечать, организовав тем самым внутри документа свой небольшой уютненький чатик.

16. Документы можно сравнивать автоматически

Если всё-таки кто-то из ваших коллег цинично попрал все изложенные здесь ценные рекомендации по причине незнакомства с ними и отредактировал файл не в облаке, одновременно с тем не включив режим рецензирования, а потом прислал вам результат, пока вы редактировали свою версию, то на него за это можно наорать, поскольку теперь вам придётся синхронизировать версии, а это довольно тяжело.

Однако степень тяжести произошедшего всё-таки можно значительно уменьшить, воспользовавшись встроенным в Ворд режимом сравнения двух документов.

Соответствующая кнопка расположена там же — на панели рецензирования.

Кнопка «Сравнить» на ленте «Рецензирование»

После нажатия на неё Ворд предложит вам выбрать два документа для сравнения, а потом сравнит их, тщательно запротоколировав все отличия, и начнёт показывать вам всё так, будто бы второй документ — это первый, для которого был включён режим рецензирования.

Исправления — ровно так же, как это было бы, если бы ваш коллега с самого начала включил режим рецензирования — можно принимать, отменять, переходить к следующему и так далее. По результатам же ваших решений прямо на лету будет формироваться новый документ, совмещающий в себе лучшее из ваших с коллегой версий.

Это гораздо быстрее и эффективнее, чем пытаться выяснить в телефонных переговорах, кто что где и когда поменял. И, в том числе, гораздо быстрее, чем распечатать две версии, а потом, вооружившись карандашом, глазами искать отличия.

Сравнение документовСравнение документов.

20 фактов о Microsoft Word